Ga je wellicht een professionele weddingplanner inhuren voor je bruiloft? Welke vragen kan je je potentiële weddingplanner stellen om er zeker van te zijn dat je de goede weddingplanner voor jouw bruiloft kiest? Hier hebben we een aantal belangrijke en veel gestelde vragen voor je weddingplanner – ook wel huwelijksplanner of bruiloftsplanner genoemd – verzameld en verdeeld in een aantal logische categorieën.
Belangrijk: Je hoeft natuurlijk niet alle vragen te stellen, sterker nog, dat raden we niet aan. Probeer zoveel mogelijk vragen beantwoord te krijgen door middel van de website van de weddingplanner en focus je in een kennismakingsgesprek op de onderwerpen die voor jouw het belangrijkst zijn. Deze vragenlijst is enkel bedoeld om je te laten nadenken welke onderwerpen je tijdens een kennismakingsgesprek met een weddingplanner kan bespreken.
We hebben een paar categorieën bepaald voor vragen voor een weddingplanner:
1. Vragen over de persoonlijkheid van de weddingplanner
Je kan beginnen met kijken of er een beetje chemistry is. Je gaat immers met de wedding planner een drukke tijd tegemoet en onder stress en druk en spanning moet je het wel zien uit te houden met deze persoon (hoewel korter dan met je verloofde). Je wilt er dus eerst achter komen hoe de wedding planner als persoon in elkaar zit.
- Wat voor persoonlijkheid heeft de weddingplanner? (rustig, druk, aanwezig, georganiseerd, creatief, etc.). Bedenk dat zowel jouw kloon als jouw tegenpool zou kunnen werken, afhankelijk van jouw voorkeur
- Wat is het motto / slogan van de weddingplanner?
- Waarom is zij wedding planner geworden?
- Hoe is zij begonnen als weddingplanner?
- Hoe zouden bruidsparen met wie ze heeft samengewerkt haar omschrijven?
- Welke tip zou je ons geven als bruidspaar?
- Welke fout maak je nooit meer als wedding planner?
- Hoeveel ‘tegengas’ geeft de weddingplanner en waar heeft het bruidspaar behoefte aan?
2. Vragen over de ervaring van de weddingplanner
Het uurtarief van een weddingplanner hangt onder meer af van de ervaring die de wedding planner heeft. Is zij net gestart of heeft zij al tientallen bruiloften achter de rug en is helemaal gepokt en gemazeld in het beroep van weddingplanner? Hier zijn een aantal vragen om te onderzoeken hoeveel ervaring de huwelijksplanner of bruiloftsplanner eigenlijk heeft en hoe relevant die ervaring is voor jouw bruiloft.
- Heeft de weddingplanner een opleiding tot weddingplanner gevolgd?
- Heeft de weddingplanner een achtergrond in het organiseren van evenementen, afspraken maken met andere leveranciers of bedenken en uitvoeren van creatieve concepten?
- Is zij gespecialiseerd in bruiloften of organiseert zij ook andere evenementen (bedrijfsfeesten, jubilea, verjaardagen etc.)
- Is zij lid van een vakvereniging, zoals de BWPN?
- Hoeveel bruiloften heeft de weddingplanner al georganiseerd? Hoeveel in de afgelopen 12 maanden?
- Heeft zij referenties van andere (recente) bruidsparen?
- Organiseert de weddingplanner meestal de volledige bruiloft of is de weddingplanner voornamelijk bezig op de trouwdag zelf als ceremoniemeester?
- Hoeveel ervaring heeft de weddingplanner met bruiloften met jullie budget?
- Als je al een locatie hebt: ben je bekend met onze locatie?
- Als je al andere leveranciers hebt: ben je bekend met deze leveranciers? Wat vind je van de prijzen die ze rekenen in verhouding met de goederen /diensten die ze leveren?
- Wat onderscheid jou van andere weddingplanners?
3. Creativiteit van de weddingplanner
Een van de redenen waarom je een weddingplanner inhuurt is om gebruik te maken van haar kennis over de laatste trends en om met creatieve oplossingen te komen voor dilemma’s, waar je misschien zelf nog helemaal niet over na hebt gedacht. Daarnaast moet de weddingplanner natuurlijk creatief zijn op een manier die jullie als bruidspaar zelf ook zien zitten.
- Kan je een voorbeeld geven van iets dat misging, maar je op een creatieve manier hebt opgelost?
- Wat zijn volgens jouw de laatste trends op het gebied van trouwen en bruiloften?
- Waar geven mensen op hun bruiloft volgens jou te veel en te weinig geld aan uit?
- Welke dingen zijn volgens jou must-have op elke bruiloft?
- Kan je een paar voorbeelden geven van leuke ideeën voor… (gastenboek / bruidsboeket / bedankje / openingsdans / afscheid etc.)
- Met welke stijl bruiloften heeft de weddingplanner het meest ervaring (traditioneel, hip, religieus, buitenland, strand, intiem, massaal, vintage, etc.)
- Kan je voorbeelden geven van hoe je creativiteit bij andere bruiloften tot uiting kwam?
4. Planning talent van de weddingplanner
Uiteindelijk huur je een weddingplanner in omdat er een bruiloft georganiseerd moet worden. Het is dus belangrijk dat er duidelijkheid is over wat je wil dat de weddingplanner voor je regelt en wat niet. Lees hier meer over alle taken van een weddingplanner. Dit zijn een aantal vragen die je kan stellen om er voor te zorgen dat jullie op 1 lijn zitten op het gebied van de verdeling van werkzaamheden.
- Waaraan herken je volgens jou een goed geplande bruiloft?
- Welke taken neemt de weddingplanner voor haar rekening en welke taken doet het bruidspaar? Bijvoorbeeld:
- Advies en coaching, tips, trends en de laatste ideeën, etiquette
- Contact en coördinatie met leveranciers
- Coördinatie op de dag zelf
- Draaiboek en contact met gasten
- Volledige planning van A tot Z, tot na de grote dag
- Is de weddingplanner ook de gehele dag aanwezig bij je bruiloft?
- Wat verwacht je van ons als bruidspaar (en evt. de ceremoniemeester) in de aanloop naar de bruiloft en op de grote dag zelf?
- Werk je vaak samen met een ceremoniemeester die bevriend is met het bruidspaar?
- Hoe communiceert je het liefst, telefoon, email, berichtjes??
- Wie doet al het werk, is het de weddingplanner zelf of een partner of assistent?
- Is er een assistent aanwezig tijdens de dag zelf?
- Wat als de weddingplanner onverhoopt ziek is?
5. Netwerk van leveranciers van de weddingplanner
Een van de grote voordelen van een professionele weddingplanner is dat ze een groot netwerk van leveranciers uit de trouwbranche hebben. Die bekendheid met de bruiloftsindustrie zorgt ervoor dat ze veel beter weten wat er allemaal ‘te koop’ is en veel sneller bij de juiste leverancier zitten voor jouw bruiloft. Daarnaast kunnen ze meestal kortingen bedingen bij leveranciers waar ze vaker gebruik van maken. Als bruidspaar zal je immers maar 1 keer in je leven (hopen we!) een trouwjurk of bruidsboeket kopen, maar als weddingplanner doe je dat aan de lopende band, waardoor leveranciers geneigd zijn kortingen te verstrekken.
- Hoeveel korting weet de weddingplanner meestal te bedingen bij leveranciers? Als percentage van het totale bruiloftsbudget en als bedrag in euro’s?
- Voor welke producten / diensten weet de weddingplanner meestal kortingen te bedingen?
- Hoe groot is het netwerk van leveranciers waarmee de weddingplanner samenwerkt?
- Vallen de leveranciers uit haar netwerk ook binnen jullie budget?
- Is het netwerk van de weddingplanner landelijk of juist sterk geconcentreerd in een bepaalde regio?
- Werkt de weddingplanner uitsluitend met haar eigen netwerk van leveranciers of ook met nieuwe leveranciers (bijvoorbeeld aangedragen door het bruidspaar)
- Is de weddingplanner verantwoordelijk voor het maken van de afspraken met leveranciers, aanvragen van offertes en controleren van contracten?
6. Kosten van de weddingplanner
Je komt er niet onderuit: weddingplanners kosten geld. Je wilt dus een aantal vragen stellen om er zeker van te zijn dat ook financieel je op 1 lijn zit met je huwelijksplanner of bruiloftsplanner.
- Reken je met een percentage van ons bruiloftsbudget, een vast bedrag of een uurtrarief?
- Wat is het uurtarief als er meer tijd nodig is dan begroot?
- Hoeveel uur zal de weddingplanner ongeveer besteden aan de organisatie van je bruiloft?
- Moet er bij de offerte nog rekening worden gehouden met BTW? En met transportkosten?
- Hoe ‘reserveren’ we je? Tekenen we een contract? Moeten we een aanbetaling doen?
- Kunnen we een vrijblijvend optie krijgen om er een weekje over na te denken?
- Mogen we je algemene voorwaarden lezen?
- Ben je verzekerd?
- Wanneer betalen we het resterende bedrag?
- Is er een termijn waarbinnen we kunnen annuleren?
Met deze vragenlijst voor je weddingplanner kom je goed beslagen ten ijs en kan je jezelf in een uur overtuigen dat je met de juiste weddingplanner in zee gaat. Ben ik een veelgestelde vraag of andere belangrijke vraag om aan weddingplanners te stellen vergeten? Zelf enthousiast geworden over het beroep van weddingplanner? Lees hier hoe je zelf weddingplanner kan worden.
WhatsApp Irene!